Ommen – Een wat onzorgvuldige gang van zaken lijkt de oorzaak te zijn van een datalek bij de gemeente Ommen eind vorige maand. Het ging mis met een op 18 november verzonden brief over de collectieve zorgverzekering. De fout werd door een ontvanger van die brief opgemerkt. Diegene belde daar op 19 november over met het Klanten Contact Centrum van de gemeente, en maakte daar een dag later formeel melding van.

Service

In de envelop met de bewuste brief zat een deelnameformulier bijgevoegd. Deze was voor een deel al ingevuld. “Als een vorm van service”, aldus burgemeester Hans Vroomen. Per abuis zijn in de enveloppen de gepersonaliseerde deelnameformulieren van willekeurige ontvangers toegevoegd; en zijn de persoonlijke gegevens van inwoners bij andere inwoners terecht gekomen. “Een hele vervelende situatie die is ontstaan”, merkt de burgemeester op. “Dit betreuren wij zeer.”

De oorzaak is een stukje onzorgvuldigheid. “De medewerker van het bedrijf die de druk en de verzending verzorgd, heeft zich onvoldoende gerealiseerd dat de bijlagen gepersonaliseerd zijn”, verklaard Vroomen. Maar de gemeente trekt zelf ook het boetekleed aan. “Bij de opdrachtverstrekking van de zijde van de gemeente is er ook niet expliciet op gewezen. Het is gewoon een hele vervelende gang van zaken die heeft plaatsgevonden.”

Data

Op de bijgevoegde formulieren waren naam, adres, woonplaats, geboortedatum en het BSN-nummer reeds ingevuld. De brieven en formulieren zijn in totaal verstuurd naar 356 inwoners. Voor zover de gemeente weet zat bij veel brieven -waarschijnlijk alle brieven- het deelnameformulier van een ander. De verkeerd terecht gekomen gegevens waren van dezelfde groep inwoners als die zelf de brief ontvingen.

De fout wordt door de gemeente aangemerkt als een datalek. Zodoende is het voorval op 22 november gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Diezelfde dag is de eerste melder ook teruggebeld met excuses, en een uitleg. Een dag later is de gemeenteraad op de hoogte gebracht. Inmiddels zijn er bij de gemeente meerdere meldingen binnengekomen over dit datalek.

Op 25 november heeft de gemeente alle 356 betrokken inwoners op de hoogte gebracht met een nieuwe brief. Daarin heeft de gemeente in eerste plaats excuses gemaakt, en geeft het ook uitleg over het voorval. “Het is natuurlijk heel vervelend als je persoonlijke situatie bij een andere inwoner bekend wordt”, aldus Vroomen. De collectieve zorgverzekering, waar de brief over ging, wordt door de gemeente aangeboden aan inwoners met een laag inkomen. De gemeente betaald afhankelijke van de financiele situatie een deel mee aan de premie van een zorgverzekering van Zilveren Kruis.

Blanco

In de nieuwe brief worden de ontvangers gevraagd het formulier met de gegevens van een ander te vernietigen, en alert te zijn op onbekenden die om dergelijke gegevens vragen. Daarbij is ook een nieuw formulier meegezonden, zodat de inwoners alsnog een aanvraag kunnen toesturen. “We hopen dat we op deze wijze deze hele vervelende situatie toch redelijk snel hebben kunnen oplossen”, zegt Vroomen.

De burgemeester laat weten dat het dagelijks bestuur heeft besloten om voortaan louter nog te zullen werken met blanco formulieren, zodat dergelijke fouten niet nogmaals kunnen voorkomen. “Volgend jaar zullen we het proces ook digitaal aansturen. Zodat de inwoners direct digitaal hun eigen gegevens in kunnen vullen. En dat deze situaties zich ook niet kunnen voordoen”, besluit Vroomen.